Resúmenes y conclusiones de las mesas de debate

La primera mesa se dedicó a la temática de la formación, concretamente a las competencias y conocimientos necesarios que deben tener los archiveros y archiveras para el desarrollo de diferentes funciones. Los participantes fueron los siguientes:

• Ana de la Rosa Castro, técnica en preservación de archivo en la empresa Odilo, estudió historia en la Universidad de Valencia.
• Alexis Galceran, Document Controller en Caixa Bank.
• Simona Fabbri, profesional de la industria tecnológica, trabaja actualmente en Film-Project.
• Vanesa Verdugo trabaja como consultora en DXC Technology y colabora con V Consultia

La mesa fue moderada por Ariadna Morente, responsable del Área de Formación Permanente de la Escuela FUAB Formación, concretamente en el ámbito de la archivística y la gestión documental.

En la jornada se abordaron cuestiones relacionadas con las competencias profesionales, las habilidades interpersonales y las soft skills. Este contexto volátil, incierto y ambiguo exige que los profesionales sean más competentes que nunca. La mesa comenzó con un dato y una pregunta. El dato se refería a la alta demanda de profesionales de la archivística por parte de las empresas: 80.000 en toda Europa, de los cuales 300 eran en España. La pregunta: ¿Por qué las empresas tienen este interés en el perfil de archivero/a y/o gestor/a documental?

De la Rosa Castro respondió que el gestor documental era el profesional que manejaba toda la documentación generada en una empresa, y su papel era de importancia fundamental. La ponente explicó una anécdota de una fábrica que tuvo que volver a comprar muchas de sus piezas anteriores, porque al querer producirlas nuevamente, se encontraron con que no habían guardado la documentación de las patentes. Éste era un ejemplo en el ámbito del diseño, pero se podían encontrar ejemplos similares en otros sectores de negocio.

Galceran comentó que las empresas privadas buscaban resultados, y éstos se encontraban en la documentación generada. Además, introdujo la figura del document controller.

Celebración de la primera mesa de debate de la jornada.

Fabbri habló del contexto actual, que daba cada vez más relevancia a los datos, ya que se había constatado que tener esta información bien guardada, almacenada y accesible podía comportar un gran beneficio para la organización.

Verdugo remarcó que los profesionales de la archivística que se incorporaban en las empresas para administrar los sistemas de gestión documental, tenían que estar preparados antes de que se crearan los documentos y los datos, de forma que la empresa ya dispusiera de las guías para conocer el análisis que se tenía que realizar, cuál serían los flujos de trabajo por dónde transitarían los documentos, de qué manera se debían conservar...

Morente, moderadora de la sesión, preguntó a los participantes qué habilidades, técnicas o interpersonales, consideraban básicas para que una persona pudiera entrar como gestora documental en una organización. Fabbri respondió que tenía que ser una persona familiarizada con competencias básicas como los códigos, la creación de estructuras, la archivística básica... Tener conocimientos en proyectos industriales, la dinámica del proceso de cómo llega un documento al proyecto, su tipología... En cuanto a las soft skills, la paciencia era importante ya que el document controller era una figura olvidada en el día a día, a excepción de cuando se buscaba un documento. El document controller debía velar y perseguir a los trabajadores de la empresa para que añadieran los metadatos necesarios, la codificación correspondiente, que se introducieran los documentos de determinada manera...

Verdugo identificó  unos elementos que eran clave, como por ejemplo, los análisis de procesos, la implantación de los esquemas, software... En las entidades privadas era vital saber iniciar un proyecto y sacarlo adelante, focalizando en los esfuerzos. Hoy en día, también convenía conocer de gobernanza de datos y su preservación digital, en general. Este perfil profesional estaba muy demandado.

Galceran transmitió a los estudiantes de ESAGED que no era difícil llegar a según qué cargos. La formación era fundamental, y a partir de allí se tenía que ir adquiriendo las capacidades que se iban necesitando, como por ejemplo, aprender Excel o formarse en un ámbito concreto. Comentó que él tenía dos personas a su cargo, y encontraba que la actitud era crucial, para que  la empresa apostara por aquella persona, viendo que tenía ganas de aprender y un carácter resolutivo.
 

Un momento de la intervención del exalumno Alexis Galceran, Document Controller en CaixaBank.

De la Rosa Castro quiso resaltar la cuestión de la resolución de conflictos, introducida por Fabbri. En una empresa, podía haber personas que no siguieran las pautas establecidas y era relevante tener la capacidad de la asertividad, para intentar hacer comprender al equipo la importancia de la metodología. Tener iniciativa cuando se empezaba en una organización, querer aprender era indispensable. Así como aportar ideas nuevas, trabajar en equipo...

La moderadora subrayó que en plataformas como Linkedin e Infojobs destacaban habilidades interpersonales, como por ejemplo, saber planificar y ejecutar proyectos. Habilidades técnicas y hard skills como por ejemplo manipular grandes volúmenes de datos, herramientas para su análisis. Y en cuanto a las soft skills, la comunicación efectiva, resolución de problemas, trabajo en equipo y paciencia. Morente también lanzó la pregunta al público, en lo referente a si era consciente de la importancia de las soft skills. En este entorno más cambiante, cada vez tenían más peso, junto con una actitud positiva y proactiva.

Anna Sánchez destacó que unas de las habilidades interpersonales a desarrollar era "ser consciente que tenemos estas habilidades". Ser proactivos y no tener miedo a preguntar, al inicio podía cohibirnos pero debíamos dejarlo atrás. Además, tener la habilidad de saber trabajar en equipo ampliaba tu mercado y la posibilidad de llegar a más trabajos. Javier García de Gestiona valoró mucho el saber escuchar, cuando la gente estaba explicando algo. Un jefe de logística de una empresa exponía que la habilidad con más importancia, para él, era ser resolutivo, puesto que a menudo no tenías a tu jefe para consultarle una duda, y tenías que saber solucionarlo. También saber gestionar emocionalmente a un equipo que esté bajo tu responsabilidad.

Como reflexión final, Simona Fabbri aportó que se necesitaban document controllers en el mundo en que nos encontramos y en el futuro. La gestión del dato requería de profesionales muy bien formados. Verdugo dijo que no se podía saber de todo, pero era esencial no tener miedo a acercarse a una empresa, ya que de ella se podía aprender mucho. También convenía acercar más la universidad al entorno tecnológico, porque estaban separados y el mundo tecnológico necesitaba de esta institución, y viceversa, para ir incorporando las competencias digitales. De la Rosa Castro reiteraba que no se debía tener miedo a preguntar, ya que era la forma de aprender. La formación continua era importante, puesto que en este sector se tenía que ir aprendiendo  y renovándose constantemente. La cuestión de la proactividad, no solo se gestionaba en el archivo sino también en la calidad del dato. Aprovechar nuestros conocimientos y hacerlos llegar a otros departamentos.

En la universidad nos enfrentábamos al reto de dar respuesta a las necesidades de las personas y de las empresas. Se tenían que dedicar esfuerzos a satisfacer las demandas del mundo profesional, y que fuera también adaptable. Por esta razón cultivar la relación con las empresas podía ser beneficioso. Como conclusión, nos quedábamos con la idea que las habilidades blandas o soft skills eran relevantes.

La segunda mesa trató sobre el ámbito de la investigación como posibilidad surgida de la colaboración del sector público y privado. La investigación parece algo ajeno a la archivística o a su ámbito profesional, como tarea que hacen únicamente los académicos. Pero la realidad es que las empresas también la realizan, y lo conocemos como los departamentos de I+D. Intercambiaron sus ideas entorno a este asunto los siguientes profesionales:

• Javier García-Aráez, responsable de gestión documenta a EsPúblico
• Sònia Torreblanca, vocal de investigación a la Asociación de Profesionales de la Archivística y la Gestión de Documentos de Cataluña, y consultora a Fecha Spurs
• J. Rafel Roig, socio de AGTIC Consulting

Fue moderada por Anahí de Casadesús, coordinadora del Máster en Archivística y Gobernanza de la Información.

Rafel Roig empezó explicando que en AGTIC se hacía investigación: cuando aparecían cuestiones nuevas en el mercado que podían ser de interés para los clientes, se creaban grupos de trabajo en equipo. Ahora mismo tenían dos: uno de inteligencia artificial y otro de gestión documental, donde se consultaban normas ISO y otros documentos de referencia.

Sònia Torreblanca comentó que desde la Asociación de Archiveros, uno de los objetivos era impulsar la investigación. Uno de los ámbitos era el modelo de madurez para la gestión documental y por otro lado, colaboraban con otras asociaciones, como por ejemplo Interpares Trust AI. También lanzó una pregunta al público sobre "¿de qué hablamos cuándo hablamos de investigación en el ámbito de la archivística?: ¿de los datos? ¿de documentos? ¿de análisis de procesos?"

Javier Garcia habló desde el ámbito de una empresa que ofrecía software. La investigación en I+D era una parte fundamental de la organización empresarial para posicionarse por delante. Había varios grupos I+D, unos pensados a corto plazo y otros a más largo plazo (a cinco años vista). Respondió a la pregunta de Torreblanca diciendo que cuando se hablaba de investigación en archivística se hacía referencia a la gobernanza del dato, de archivo y preservación. Concretamente, los equipos que hacían I+D a corto plazo se encontraban con problemáticas inmediatas, como por ejemplo, cómo integrar determinada cuestión en una administración en concreto.

Así pues, recogiendo la pregunta de Sònia Torreblanca, cuando hablamos de investigación en el ámbito archivística hablamos de temas de validez, resellado, conservación, formatos, firma electrónica... Pero también de gobernanza del dato y estandarización, la calidad del dato y su ordenación. Roig intervino diciendo que muchas veces la investigación se hacía para avanzarse al mercado, pero que en otras ocasiones era el propio cliente que solicitaba esta demanda y pagaba por esta investigación, en cierto modo.

Ponentes de esta seguna mesa de debate.

Casadesús planteaba una cuestión a los participantes: cuando se hablaba de inteligencia artificial y datos, ¿la figura del archivero era limitante?  Según Torreblanca no era cuestión tanto que fuera limitante, sino que los profesionales de la archivística se auto-limitaban. El archivero era un perfil funcional muy interesante para este ámbito.

En referencia a proyectos de investigación que se estaban desarrollando en universidades, se destacó uno de interuniversitario, el conocido como Interpares. Otros mencionados eran los Estudios críticos de datos que aportaban una perspectiva alternativa de su representación. La tesis de Jordi Serra implicaba repensar la metodología en el contexto actual en el cual nos encontramos. Torreblanca animó a entrar en revistas como Archival Science, Archivalia, Record Management Science, ya que había investigaciones muy punteras, que permitían ver qué se estaba haciendo en otros países.

Garcia explicó que se necesitaba conocimiento y contexto, y que era cierto que el sector productivo estaba alejado del ámbito universitario. Torreblanca criticó el perjuicio que la academia hacía únicamente investigaciones teóricas. Había un grupo  de investigación denominado Alarcos, de la Universidad de Castilla la Mancha que realizaba investigaciones de cariz muy práctico. Casadesús coincidió en que existía este prejuicio, y era en parte problema de la universidad de no hacer su conocimiento bastante transparente, de forma que saliera de la esfera académica. También introdujo la figura del doctorado industrial, un/a investigador/a que desarrollaba una investigación en el seno de una empresa y cobraba un sueldo. En el mundo de la archivística, no había todavía ninguna tesis de este estilo. Cualquier tipo de investigación nos hacía más competitivos, pero la vía del doctorado industrial también. La moderadora preguntaba a los participantes como veían esta posibilidad, de acoger una persona que desarrollara esta investigación con la ayuda de las subvenciones que había disponibles. Javier Garcia consideraba que para desarrollar un proyecto así en Gestiona, la empresa tendría que pasar por un cambio cultural importante. Aún así no lo descartaba completamente porque podía ser interesante para la empresa. Rafel Roig también desconocía esta figura, y qué atractivo podía tener para el/la investigador/a puesto que perdería los derechos de propiedad intelectual sobre su trabajo, pero podía ser de valor para la empresa, ya que a nivel de marketing la posicionaba en un lugar puntero.

Anahí Casadesús consideraba que estábamos en un punto favorable para desarrollar este tipo de proyectos de doctorado industrial. Y por este motivo preguntaba si había algún tema o cuestión que no se hubiera podido desarrollar en el sí de las empresas por falta de personal o tiempo, para hacer investigaciones más aplicadas a las necesidades no solo de las compañías, sino de la sociedad en general. Lluis Esteve Caselles ofreció el Ayuntamiento como laboratorio para Interpares, también se podría ofrecer una empresa como laboratorio.

Alan Capellades explicó que se encontraban con el problema en la Red de Archivos Comarcales, de traspaso de conocimiento e información. Consideraba que las empresas tendrían que ir a preguntar a las administraciones públicas (que eran sus clientes) que era el que necesita, y encarar la investigación cabe esta dirección. Concretamente, las administraciones como la Red de Archivos Comarcales necesitaban: un software que anonimizara datos de manera automática, que reprodujera documentos sonoros y los transcribiera al castellano, catalán, francés e inglés, que transcribiera partituras de música digitalizadas, y también cartas del Antiguo Régimen que contenían abreviaturas.

Remo Suppi alentó a las empresas a hacer doctorados industriales, porque ya se hacía en el ámbito de la ingeniería informática y había sido muy beneficioso. Explicó el proyecto de Aina del Barcelona Computer Center, una Inteligencia Artificial entrenada para el lenguaje natural en catalán.

Sònia Torreblanca, en respuesta a Alan Capellades, remarcó la complicación de desarrollar según qué software de dimensiones considerables, dado que se necesitaba entrenar la inteligencia artificial y alimentar las bases de datos. Roig pensaba que las empresas sí que escuchaban las administraciones públicas, explicó que cuando trataban con un cliente, y en una reunión expresaba una necesidad, se abordaba esta demanda en lo posible. Puso el ejemplo de un Colegio de Administrativos de Madrid, que pidió once casos de uso de inteligencia artificial. El equipo de AGTIC se puso a trabajar en la cuestión con ChatGPT2, sin obtener soluciones; mientras que con el ChatGPT4 sí que se pudieron solucionar.

Torreblanca cerró la mesa de debate afirmando que había muchos temas de la preservación digital, una línea interesante para investigar, sobre los espacios de datos. También había mucho que decir en términos de monetización, con puntos vinculados con los Estudios críticos de datos.

Intervención de Sònia Torreblanca durante el Think Tank.

La mesa fue moderada por Joan Pérez Ventayol, director de Arxivística i Gestió de Documents - Escola FUAB Formació (ESAGED) y participaron tres representantes de empresas del sector privado:

• Maite Lingg, jefa de Proyectos en Logisdoc-Servicio Movil
• Sílvia Costoya, responsable del Departamento de Bibliotecas, Archivos y Gestión Documental de Magmacultura
• Alberto Biarge, fundador y director de la empresa Vidimus (y archivero formado en ESAGED)

El objetivo del debate era intercambiar puntos de vista y reflexionar sobre qué soft skills eran las más valoradas en los estudiantes para incorporarse al mercado laboral, en este caso en la empresa privada.

Las soft skills, o habilidades blandas, son atributos subjetivos y rasgos de personalidad que son innatos pero que se pueden trabajar y desarrollar. Son capacidades personales muy valoradas en entornos laborales, profesionales y procesos de selección.

El moderador planteaba que según varias fuentes consultadas (Infojobs, Iellow consulting, Banco Santander, Forbes 2024 y consultora Aselec) había 11 soft skills muy importantes:

• Resiliencia
• Trabajo en equipo
• Inteligencia emocional
• Creatividad e innovación
• Iniciativa y proactividad
• Resolución de problemas
• Pensamiento crítico
• Adaptabilidad
• Empatía
• Capacidad de liderazgo
• Comunicación.

y planteaba en la mesa si todos los ámbitos necesitaban las mismas soft skills, o para archivística eran necesarias unas concretas.

Las empresas coincidieron en que las soft skills que destacaban eran la capacidad de trabajar en equipo, la iniciativa, y proactividad y las habilidades comunicativas.

1. El trabajo en equipo ya que el trabajo no era solitario. Era necesario ser capaz de trabajar colaborativamente y mantener buena relación con otros departamentos, con profesionales de otras especialidades, así como con los clientes, con los compañeros y jefes de tu propia empresa. Maite Lingg, de Logisdoc, introdujo también el concepto de la capacidad de hacer trabajo en red (que iba más allá del trabajo en equipo).
2. Iniciativa y proactividad: era básica para poder desarrollar otras habilidades porqué estaba muy relacionada con las ganas de aprender, con el compromiso y con la responsabilidad.
3. Las habilidades comunicativas: eran transversales. El profesional debía tener capacidad de transmitir, hacerse entender, motivar a sus compañeros y clientes, y a la par, tener capacidad de escuchar. La habilidad comunicativa iba ligada también con la inteligencia emocional y empatía.

Asi mismo, también se destacó la importancia de la capacidad de ser resolutivo (resolver problemas en tiempo real), la creatividad e imaginación, y la adaptabilidad al cambio para ser capaz de desarrollar herramientas en cualquier entorno (ya que el entorno estaba sometido a cambios legales, políticos y otros) .

Diálogo sobre las soft skills con los representantes de empresas del sector de la Archivística.

Seguidament es va plantejar com avaluaven les empreses aquestes habilitats a l’hora de seleccionar els professionals. Cada empresa exposava la seva metodologia, que podríem resumir en què en els processos de selecció s’intentava determinar si les persones candidates tenien les habilitats toves que requeria el lloc de feina, sobretot amb entrevistes obertes (fetes per tècnics de recursos humans, a vegades, amb el suport d’un tècnic d’arxiu), així com simulacions de situacions en què calia posar en pràctica o desenvolupar a nivell teòric aquestes habilitats.

Atesa la importància de l’entrevista en un procés de selecció, Alberto Biarge, de Vidimus, va recomanar a tots els estudiants preparar-se bé l’entrevista (interessar-se per l’empresa on es vulgui entrar a treballar, tenir clara la teva disponibilitat, mostrar interès en la feina, etc.)

La tercera qüestió que el moderador va posar sobre la taula era si els professionals amb què es trobaven les empreses actualment tenien aquestes habilitats, i si es podien i s’havien de promoure des de l’empresa. En general, es va considerar que algunes d’elles sí les tenen, però que n’hi havia d’altres (com la capacitat de resolució de problemes) que s’aprenien amb el temps i estaven relacionades amb el bagatge personal de cadascú. Les tres empreses van coincidir en què era rellevant identificar les habilitats i punts forts de cada professional, i ajudar-lo a desenvolupar les seves aptituds. També ho era saber trobar les afinitats i complementarietats entre les persones per a formar equips de treball que funcionessin més òptimament, i poder adjudicar les responsabilitats en funció de les habilitats de cada professional.

Sílvia Costoya, de MagmaCultura, remarcava que a la seva empresa s’apostava per la formació contínua, plans específics de formació, i seguiment i avaluació contínua dels professionals. A l’empresa Logisdoc feien formacions en funció dels rols i necessitats dels professionals i oferien formacions de coaching.

Des del públic es va plantejar si les empreses demanaven demostració pràctica de les soft skills, i es va maniferstar que en general, no. Només per a alguns perfils laborals es feien proves escrites per valorar aquestes capacitats.

Un antic estudiant de l’ESAGED va comentar que el context empresarial era molt important. Per això recomanava als estudiants que intentessin trobar un entorn on estiguessin còmodes perquè això els ajudaria a desenvolupar les soft skills. El seu missatge per a l’alumnat va ser “busqueu el vostre context favorable”

Per últim, el moderador va plantejar una pregunta a cada ponent:

A Maite Lingg li va demanar si les persones formades a la universitat tenien les soft skills necessàries, i si s'havien d’incloure aquests coneixements en els plans d’estudis de la formació superior. Ella manifestava que tenir formació universitària no era sinònim de tenir les habilitats toves necessàries, atès que aquest tipus d’habilitats s’havien de tenir innates, tot i que els alumnes les podien treballar pel seu compte i millorar-les.

A Silvia Costoya li va plantejar si tenir o no aquestes habilitats es podia arribar a determinar posicions dins de l‘empresa o afectar la retribució. La representant de MagmaCultura va considerar que sí perquè les soft skills podien determinar la capacitat del treballador/a per a entomar responsabilitats, dirigir equips, etc. i això podia determinar la seva posició dins l’empresa i el seu nivell retributiu.

A l’Alberto Biarge se li preguntar si abans es tenien habilitats que ara no es posseïen, i si hi havia hagut evolució. Va exposar que una habilitat que abans costava més i que ara ell valorava molt era la comunicació  Els joves d’avui tenien més habilitats comunicatives i ambició (ganes de superar-se, de millorar, etc.). El seu punt feble, però, era la necessitat d’immediatesa i a la feina era bàsic poder tenir una mirada a llarg termini, més estratègica.

Finalment es va concloure el diàleg esmentant que les habilitats toves suposaven el 50% dels requeriments que havia de tenir una persona candidata a una feina, i l’altre 50% era la seva formació acadèmica.

Per tant, per posar punt i final,  es podria dir que el títol de la taula rodona “Habilitats més enllà dels coneixements” era del tot encertat.

El públic del Think Tank va fer valuoses aportacions al debat.