Resums i conclusions de les taules de debat

La primera taula va ser dedicada a la temàtica de la formació, concretament a les competències i coneixements necessaris que havien de tenir els arxivers i arxiveres pel desenvolupament de diferents funcions. Els participants van ser els següents:

• Ana de la Rosa Castro, tècnica en preservació d’arxiu a l’empresa Odilo, va estudiar història a la Universitat de València.
• Alexis Galceran, Document Controller a Caixa Bank.
• Simona Fabbri, professional de la indústria tecnològica, actualment treballa a Film-Project.
• Vanesa Verdugo treballa com a consultora, a DXC Technology i col·labora a V Consultia.

Va ser moderada per Ariadna Morente, responable de l’Àrea de Formació Permanent a l'Escola FUAB Formació, concretament a l’àmbit de l'arxivística i a gestió documental.

En la jornada es van abordar qüestions referents a les competències professionals, les habilitats interpersonals, les soft skills... Aquest context, volàtil, incert, ambigu exigeix als professionals que siguin més competents que mai. Es va donar inici a la taula amb una dada i una pregunta. La dada era referent a l’alta cerca de professionals de l’arxivística per part de les empreses: 80.000 a tota Europa, dels quals 300 eren a Espanya. La pregunta: Per què les empreses tenen aquest interès pel perfil d’arxiver/a i/o gestor/a documental?

De la Rosa Castro va contestar que el gestor documental era el professional que tractava tota la documentació que es generava en una empresa, i era d’importància fonamental. La ponent va explicar una anècdota d’una fàbrica on van haver de tornar a comprar moltes de les seves peces anteriors, perquè quan van voler tornar a produir-les, es van trobar amb que no havien guardat la documentació de les patents. Aquest era un exemple en l’àmbit del disseny, però es podien trobar exemples similars en altres sectors de negoci.

Galceran va dir que l’empresa privada buscava resultats, i aquests es trobaven en la documentació generada, i va introduir la figura del document controller.

Celebració de la primera taula de debat de la jornada.

Fabbri va parlar del context actual, que donava cada cop més rellevància a les dades, atès que s’havia constatat que tenir aquesta informació ben guardada, emmagatzemada i accessible podia comportar un gran benefici per l’organització.

Verdugo va remarcar que els professionals de l’arxivística que entraven dins de les empreses per administrar els sistemes de gestió documental, havien d’estar preparats abans que es creessin els documents i les dades, de manera que l'empresa ja disposés de les guies per conèixer l’anàlisi que s’havia de realitzar, per quins fluxos de treball transitarien els documents, de quina manera s’havien de conservar...

Morente, moderadora de la sessió, var preguntar als participants quines habilitats, tècniques o interpersonals, consideraven bàsiques perquè una persona es pogués incorporar com a gestora documental en una organizació. Fabbri va respondre que havia de ser una persona familiaritzada amb competències bàsiques com els codis, la creació d'estructures, l'arxivística bàsica... Tenir coneixements en projectes industrials, la dinàmica del procés de com arriba un document al projecte, la seva tipologia... Pel que fa a les soft skills, la paciència era important perquè el document controller era una figura oblidada en el dia a dia, a excepció de quan es buscava un document. El document controller havia de vetllar i perseguir als treballadors de l’empresa per tal que afegissin les metadades necessàries, la codificació corresponent, que s’incorporessin els documents de determinada manera...

Verdugo va identificar uns elements que eren clau, com ara l’anàlisi de processos, la implantació dels esquemes, software... En les entitats privades era vital saber iniciar un projecte i tirar-ho endavant, focalitzant els esforços. Avui en dia, també convenia conèixer de governança de dades i la seva preservació digital, en general. Aquest perfil professional estava molt sol·licitat. 

Galceran va transmetre als estudiants de l'ESAGED que no era difícil arribar a segons quins càrrecs. La formació era fonamental, i a partir d’allà s’havia d’anar adquirint les capacitats que s'anaven necessitant, com ara aprendre Excel o formar-se en un àmbit concret. Va comentar que ell tenia dues persones al seu càrrec, i trobava que l’actitud era crucial, perquè  l’empresa apostés per aquella persona, tot veient que tenia ganes d’aprendre i un caràcter resolutiu.

Un moment de la intervenció de l'exalumne Alexis Galceran, Document Controller a CaixaBank.

De la Rosa Castro va voler ressaltar la qüestió de la resolució de conflictes, introduïda per Fabbri. En una empresa, podia haver-hi persones que no seguissin les pautes establertes i era rellevant tenir la capacitat de l’assertivitat, per intentar fer comprendre a l’equip la importància de la metodologia. Tenir iniciativa quan es començava en una organització, voler aprendre era indispensable. Així com aportar idees noves, treballar en equip...

La moderadora va subratllar que en plataformes com LinkedIn i Infojobs destacaven habilitats interpersonals, com ara saber planificar i executar projectes. Habilitats tècniques i hard skills com ara manipular grans volums de dades, eines per la seva anàlisi. I pel que fa a les soft skills, la comunicació efectiva, resolució de problemes, treball en equip i paciència. Morente també va llançar la pregunta al públic, referent a si era conscient de la importància de les soft skills. En aquest entorn més canviant, cada cop tenien més pes, juntament amb una actitud positiva i proactiva.

Anna Sánchez va destacar que unes de les habilitats interpersonals a desenvolupar era "ser conscient que tenim aquestes habilitats". Ser proactius i no tenir recança a preguntar, a l’inici podia cohibir-nos però s’havia de deixar enrere. A més, tenir l’habilitat de saber treballar en equip ampliava el teu mercat i la possibilitat d’arribar a més feines. Javier García de Gestiona va valorar molt el saber escoltar, quan la gent estava explicant alguna cosa. Un cap de logística d’una empresa exposava que l’habilitat amb més importància, per ell, era ser resolutiu, perquè sovint no tenies al teu cap per consultar-li un dubte, llavors havies de saber solucionar-ho. També saber gestionar emocionalment a un equip que estigui sota la teva responsabilitat.

Com a reflexió final, Simona Fabbri va aportar que es necessitaven document controllers en el món en què ens trobem i en el futur. La gestió de la dada requeria de professionals ben formats. Verdugo va dir que no es podia saber de tot, però era essencial no tenir por a acostar-se a una empresa, ja que es podia aprendre-hi molt. També convenia acostar més la universitat a l’entorn tecnològic, perquè estaven separats i el món tecnològic necessitava d'aquesta institució, i viceversa, per anar incorporant les competències digitals. De la Rosa Castro reiterava que no s'havia de tenir por a preguntar, perquè era la manera d’aprendre. La formació contínua era important, ja que en aquest sector s'havia d’anar aprenent  i renovant-se constantment. La qüestió de la pro activitat, no només es gestionava l’arxiu sinó també la qualitat de la dada. Aprofitar els nostres coneixements i fer-los arribar a altres departaments.

En la universitat ens enfrontàvem al repte de donar resposta a les necessitats de les persones i de les empreses. S’havien de dedicar esforços a satisfer les demandes del món professional, i que fos també adaptable. Per aquesta raó cultivar la relació amb les empreses podia ser beneficiós. Com a conclusió, ens quedàvem amb la idea que les habilitats toves o soft skills eren rellevants.

La segona taula va tractar sobre l’àmbit de la recerca com a possibilitat sorgida de la col·laboració del sector públic i privat. La recerca sembla quelcom aliè a l’arxivística o el seu àmbit professional, com a tasca que fan únicament els acadèmics. Però la realitat és que les empreses també en fan, és el que coneixem com els departaments de I+D. Van intercanviar les seves idees entorn aquest assumpte els següents professionals:

• Javier García-Aráez, responsable de gestió documenta a EsPúblico
• Sònia Torreblanca, vocal de recerca a l’Associació de Professionals de l’Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya, i consultora a Data Spurs
• J. Rafel Roig, soci d’AGTIC Consulting

Va ser moderada per Anahí de Casadesús, coordinadora del Màster en Arxivística i Governança de la Informació.

Rafel Roig va començar explicant que a AGTIC es feia recerca: quan apareixien qüestions noves en el mercat que podien ser d’interès pels clients, es creaven grups de treball en equip. Ara mateix tenien dos: un d’intel·ligència artificial i un altre de gestió documental, on es consultaven normes ISO i altres documents de referència.

Sònia Torreblanca va comentar que des de l’Associació d'Arxivers, un dels objectius era impulsar la recerca. Un dels àmbits era el model de maduresa per la gestió documental i d’altra banda, col·laboraven amb altres associacions, com ara l’Interpares Trust AI. També va llançar una pregunta al públic sobre "de què parlem quan parlem de recerca en l’àmbit de la arxivística?: de les dades? de documents? de l’anàlisi de processos?"

Javier Garcia va parlar des de l’àmbit d’una empresa que oferia software. La investigació en I+D era una part fonamental de l'organització empresarial per posicionar-se un pas per endavant. Hi havia diversos grups I+D, uns pensats a curt termini i d’altres a més llarg termini (a cinc anys vista). Va respondre a la pregunta de Torreblanca dient que quan es parlava de recerca en arxivística es feia referència a la governança de la dada, d’arxiu i preservació. Concretament, els equips que feien I+D a curt termini es trobaven amb problemàtiques immediates, com ara, com integrar determinada qüestió en una administració en concret.

Així doncs, recollint la pregunta de la Sònia Torreblanca, quan parlem de recerca en l’àmbit arxivística parlem de temes de validesa, ressegellat, conservació, formats, signatura electrònica... Però també de governança de la dada i estandardització, la qualitat de la dada i la seva ordenació. Roig va intervenir dient que moltes vegades la investigació es feia per avançar-se al mercat, però que en altres ocasions era el propi client que sol·licitava aquesta demanda i pagava per aquesta recerca, en certa manera.

Ponents d'aquesta segona taula de debat.

Casadesús plantejava una qüestió als participants: quan es parlava d’intel·ligència artificial i dades, la figura de l’arxiver era limitant?  Segons Torreblanca no era qüestió tant que fos limitant, sinó que els professionals de l’arxivística s’auto-limitaven. L’arxiver era un perfil funcional molt interessant per aquest àmbit.

Pel que feia a projectes de recerca que s’estaven desenvolupant a universitats, es va destacar un d'interuniversitari, el conegut com a Interpares. Altres esmentats eren els Estudis crítics de dades que aportaven una perspectiva alternativa de la seva representació. La tesi de Jordi Serra implicava repensar la metodologia en el context actual en el qual ens trobem. Torreblanca va animar a entrar a revistes com Archival Science, Archivalia, Record Management Science, perquè hi havia investigacions molt punteres, que permetien veure que s’estava fent en altres països.

Garcia va explicar que es necessitava coneixement i context, i que era cert que el sector productiu estava allunyat de l’àmbit universitari. Torreblanca va criticar el perjudici que l’acadèmia feia únicament investigacions teòriques. Hi havia un grup  de recerca anomenat Alarcos, de la Universidad de Castilla la Mancha que feia investigacions de caire molt pràctic. Casadesús va coincidir en què existia aquest prejudici, i era en part problema de la universitat de no fer el seu coneixement prou transparent, de manera que sortís de l’esfera acadèmica. També va introduir la figura del doctorat industrial, un/a investigador/a que desenvolupava una recerca en el si d’una empresa i cobrava un sou. En el món de l’arxivística, no hi havia encara cap tesi d’aquest estil. Qualsevol tipus de recerca ens feia més competitius, però la via del doctorat industrial també. La moderadora preguntava als participants com veien aquesta possibilitat, d’acollir una persona que desenvolupés aquesta recerca amb l’ajuda de les subvencions que hi havia disponibles. Javier Garcia considerava que per desenvolupar un projecte així a Gestiona, l’empresa hauria de passar per un canvi cultural important. Tanmateix no ho descartava completament perquè podia ser interessant per l’empresa. Rafel Roig també desconeixia aquesta figura, i quin atractiu podia tenir per l’investigador/a ja que perdria els drets de propietat intel·lectual sobre la seva feina, però podia ser de valor per l’empresa, ja que a nivell de màrqueting la posicionava en un lloc punter.

Anahí Casadesús considerava que estàvem en un punt favorable per desenvolupar aquesta mena de projectes de doctorat industrial. I per aquest motiu preguntava si hi havia algun tema o qüestió que no s’hagués pogut desenvolupar en el sí de les empreses per falta de personal o temps, per fer recerques més aplicades a les necessitats no només de les empreses, sinó de la societat en general. Lluis Esteve Caselles va oferir l’Ajuntament com a laboratori per a Interpares, també es podria oferir una empresa com a laboratori.

Alan Capellades va explicar que es trobaven amb el problema en la Xarxa d’Arxius Comarcals, de traspàs de coneixement i informació. Considerava que les empreses haurien d’anar a preguntar a les administracions públiques (que eren els seus clients) que era el que necessita, i encarar la recerca cap aquesta direcció. Concretament, les administracions com la Xarxa d’Arxius Comarcals necessitaven: un software que anonimitzés dades de manera automàtica, que reproduís documents sonors i els transcrivís al castellà, català, francès i anglès, que transcrivís partitures de música digitalitzades, i també cartes de l’Antic Règim que contenien abreviatures.

Remo Suppi va encoratjar a les empreses a fer doctorats industrials, perquè ja es feia en l’àmbit de l'enginyeria informàtica i havia estat molt beneficiós. Va explicar el projecte d’Aina del Barcelona Computer Center, una Intel·ligència Artificial entrenada per al llenguatge natural en català.

Sònia Torreblanca, en resposta a Alan Capellades, va remarcar la complicació de desenvolupar segons quin software de dimensions considerables, atès que es necessitava entrenar la intel·ligència artificial i alimentar les bases de dades. Roig pensava que les empreses sí que escoltaven les administracions públiques, va explicar que quan tractaven amb un client, i en una reunió expressava una necessitat, s’abordava aquesta demanda en la mesura del possible. Va posar l’exemple d’un Col·legi d’Administratius de Madrid, que va demanar onze casos d’ús d’intel·ligència artificial. L’equip d’AGTIC s’hi va posar a treballar en la qüestió amb ChatGPT2, sense obtenir solucions; mentre que amb el ChatGPT4 sí que es van poder solucionar.

Torreblanca va tancar la taula de debat afirmant que hi havia molts temes de la preservació digital, una línia interessant per investigar, sobre els espais de dades. També hi ha molt a dir en termes de monetització, amb punts vinculats amb els Estudis crítics de dades.

Intervenció de Sònia Torreblanca durant el Think Tank.

La taula va ser moderada per Joan Pérez Ventayol, director d'Arxivística i Gestió de Documents - Escola FUAB Formació (ESAGED) i hi van participar tres representants d’empreses del sector privat:

• Maite Lingg, cap de Projectes a Logisdoc-Servicio Movil
• Sílvia Costoya, responsable del Departament de Biblioteques, Arxius i Gestió Documental de Magmacultura
• Alberto Biarge, fundador i director de l’empresa Vidimus (i arxiver format a l’ESAGED)

L’objectiu del debat era intercanviar punts de vista i reflexionar sobre quines soft skills eren les més valorades en els estudiants per a incorporar-se al mercat laboral, en aquest cas a l’empresa privada.

Les soft skills, o habilitats toves, són atributs subjectius i trets de personalitat que són innats però que es poden treballar i desenvolupar. Són capacitats personals molt valorades en entorns laborals, professionals i processos de selecció.

El moderador plantejava que segons diverses fonts consultades (Infojobs, Iellow consulting, Banco Santander, Forbes 2024 i consultora Aselec) hi havia 11 soft skills molt importants:

1. Resiliència
2. Treball en equip
3. Intel·ligència emocional
4. Creativitat i innovació
5. Iniciativa i proactivitat
6. Resolució de problemes
7. Pensament crític
8. Adaptabilitat
9. Empatia
10. Capacitat de lideratge
11. Comunicació

i plantejava a la taula si tots els àmbits necessitaven les mateixes soft skills o per arxivística eren necessàries unes concretes.

Les empreses coincidien en què les soft skills que destacaven eren la capacitat de treballar en equip, la iniciativa, i proactivitat i les habilitats comunicatives.

1. El treball en equip ja que la feina no era solitària. Calia ser capaç de treballar col·laborativament i mantenir bona relació amb altres departaments, amb professionals d’altres especialitats, així com amb els clients, amb els companys i caps de la teva pròpia empresa. Maite Lingg, de Logisdoc, va introduir també el concepte de la capacitat de fer treball en xarxa (que anava més enllà del treball en equip).
2. Iniciativa i proactivitat: era bàsica per a poder desenvolupar altres habilitats perquè estava molt relacionada amb les ganes d’aprendre, amb el compromís i amb la responsabilitat.
3. Les habilitats comunicatives: eren transversals. El professional havia de tenir capacitat de transmetre, fer-se entendre, engrescar els companys i clients, i alhora tenir capacitat d’escoltar. L’habilitat comunicativa anava lligada també a la intel·ligència emocional i l’empatia.

Així mateix, també es va destacar la importància de la capacitat de ser resolutiu (resoldre problemes en temps real), la creativitat i imaginació, i l’adaptabilitat al canvi per a ser capaç de desenvolupar feines en qualsevol entorn (atès que l’entorn estava sotmès a canvis legals, polítics i altres) .

Diàleg sobre les soft skills amb els representants d'empreses del sector de l'Arxivística.

Seguidament es va plantejar com avaluaven les empreses aquestes habilitats a l’hora de seleccionar els professionals. Cada empresa exposava la seva metodologia, que podríem resumir en què en els processos de selecció s’intentava determinar si les persones candidates tenien les habilitats toves que requeria el lloc de feina, sobretot amb entrevistes obertes (fetes per tècnics de recursos humans, a vegades, amb el suport d’un tècnic d’arxiu), així com simulacions de situacions en què calia posar en pràctica o desenvolupar a nivell teòric aquestes habilitats.

Atesa la importància de l’entrevista en un procés de selecció, Alberto Biarge, de Vidimus, va recomanar a tots els estudiants preparar-se bé l’entrevista (interessar-se per l’empresa on es vulgui entrar a treballar, tenir clara la teva disponibilitat, mostrar interès en la feina, etc.)

La tercera qüestió que el moderador va posar sobre la taula era si els professionals amb què es trobaven les empreses actualment tenien aquestes habilitats, i si es podien i s’havien de promoure des de l’empresa. En general, es va considerar que algunes d’elles sí les tenen, però que n’hi havia d’altres (com la capacitat de resolució de problemes) que s’aprenien amb el temps i estaven relacionades amb el bagatge personal de cadascú. Les tres empreses van coincidir en què era rellevant identificar les habilitats i punts forts de cada professional, i ajudar-lo a desenvolupar les seves aptituds. També ho era saber trobar les afinitats i complementarietats entre les persones per a formar equips de treball que funcionessin més òptimament, i poder adjudicar les responsabilitats en funció de les habilitats de cada professional.

Sílvia Costoya, de MagmaCultura, remarcava que a la seva empresa s’apostava per la formació contínua, plans específics de formació, i seguiment i avaluació contínua dels professionals. A l’empresa Logisdoc feien formacions en funció dels rols i necessitats dels professionals i oferien formacions de coaching.

Des del públic es va plantejar si les empreses demanaven demostració pràctica de les soft skills, i es va maniferstar que en general, no. Només per a alguns perfils laborals es feien proves escrites per valorar aquestes capacitats.

Un antic estudiant de l’ESAGED va comentar que el context empresarial era molt important. Per això recomanava als estudiants que intentessin trobar un entorn on estiguessin còmodes perquè això els ajudaria a desenvolupar les soft skills. El seu missatge per a l’alumnat va ser “busqueu el vostre context favorable”

Per últim, el moderador va plantejar una pregunta a cada ponent:

A Maite Lingg li va demanar si les persones formades a la universitat tenien les soft skills necessàries, i si s'havien d’incloure aquests coneixements en els plans d’estudis de la formació superior. Ella manifestava que tenir formació universitària no era sinònim de tenir les habilitats toves necessàries, atès que aquest tipus d’habilitats s’havien de tenir innates, tot i que els alumnes les podien treballar pel seu compte i millorar-les.

A Silvia Costoya li va plantejar si tenir o no aquestes habilitats es podia arribar a determinar posicions dins de l‘empresa o afectar la retribució. La representant de MagmaCultura va considerar que sí perquè les soft skills podien determinar la capacitat del treballador/a per a entomar responsabilitats, dirigir equips, etc. i això podia determinar la seva posició dins l’empresa i el seu nivell retributiu.

A l’Alberto Biarge se li preguntar si abans es tenien habilitats que ara no es posseïen, i si hi havia hagut evolució. Va exposar que una habilitat que abans costava més i que ara ell valorava molt era la comunicació  Els joves d’avui tenien més habilitats comunicatives i ambició (ganes de superar-se, de millorar, etc.). El seu punt feble, però, era la necessitat d’immediatesa i a la feina era bàsic poder tenir una mirada a llarg termini, més estratègica.

Finalment es va concloure el diàleg esmentant que les habilitats toves suposaven el 50% dels requeriments que havia de tenir una persona candidata a una feina, i l’altre 50% era la seva formació acadèmica.

Per tant, per posar punt i final, es podria dir que el títol de la taula rodona “Habilitats més enllà dels coneixements” era del tot encertat.

El públic del Think Tank va fer valuoses aportacions al debat.