Gestión de documentos
El sistema de gestión de los documentos de la Universitat Autònoma de Barcelona está definido en el Reglamento de los archivos de la UAB como la parte del sistema archivístico que garantiza las técnicas relativas al desarrollo, aplicación y evaluación de los sistemas necesarios para gestionar los documentos desde el momento en que se generan o reciben hasta su uso o destino final.
El sistema de gestión de los documentos contiene los instrumentos siguientes:
- Un sistema integrado de clasificación, de codificación (cuadro de clasificación) y de operaciones de archivo de los documentos generados o recibidos por la Universidad.
- Un sistema integrado de conservación y eliminación de los documentos (calendario de conservación y eliminación de los documentos).
- Un sistema integrado de descripción y gestión automatizada de los procesos de tratamiento de la documentación.
El cuadro de clasificación documental corporativo es una estructura funcional jerárquica y lógica de conceptos que reflejan las funciones y actividades de la organización, y que permite identificar y agrupar física o intelectualmente sus documentos y facilitar su recuperación.
Es la herramienta que permite sistematizar y normalizar el fondo documental de la organización.
La UAB dispone de un cuadro de clasificación funcional y jerárquico que se puede consultar en este documento.
Entendemos por descripción archivística la elaboración de una representación esmerada de una unidad de descripción y, si es necesario, de las partes que la componen mediante la recopilación, el análisis, la organización y la grabación de cualquier información que sirva para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, proporcionando también información sobre su contexto de creación y el sistema a partir del cual se han organizado.
Los objetivos son:
- Facilitar el acceso a los documentos.
- Representar los documentos de archivo de forma comprensible, dando información sobre su contexto de creación, su organización y su contenido.
- Permitir verificar la autenticidad de la providencia de los documentos de archivo proporcionando información sobre la historia de su conservación y custodia, clasificación y las circunstancias de su creación y utilización.
La descripción del fondo documental de la UAB sigue los criterios establecidos en la Norma de descripción archivística de Catalunya (NODAC).
Para determinar la conservación o la eliminación de la documentación recibida o generada en el ejercicio de sus funciones y actividades, la UAB sigue las disposiciones emitidas por la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Elección Documental del Departamento de Cultura de la Generalitat de Cataluny (CNAATD).
LA CNAATD dictamina y publica los criterios de conservación o eliminación de las series documentales de la Administración pública.
Enlace a la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Elección Documental
El libro de registro de eliminación de la Universitat Autònoma de Barcelona se puede consultar en el documento siguiente:
- Libro de eliminación de 2023
- Libro de eliminación de 2022
- Libro de eliminación de 2021
- Libro de eliminación de 2020
- Libro de eliminación de 2019
- Libro de eliminación de 2018
- Libro de eliminación de 2017
- Libro de eliminación de 2016
- Libro de eliminación de 2015
- Libro de eliminación de 2014
- Libro de eliminación de 2013
- Libro de eliminación de 2012
- Libro de eliminación de 2011
- Libro de eliminación de 2010