"Repensar la utilitat de les metodologies arxivístiques en un món basat en dades m'ha semblat una forma útil de rearmar la professió"

02/04/2024

• Abans d’entrar en matèria, podries fer-nos una breu explicació del concepte "dadificat", així com del significat de termes com "sèrie documental" que has emprat en el teu treball, per a aquells que no estiguem familiaritzats amb la ciència arxivística?

El concepte de “dadificar” significa convertir una informació o representació en un conjunt de dades, és a dir en informació que pugui ser processada mitjançant un sistema gestor de bases de dades, el que tradicionalment s’ha anomenat informació estructurada.

Pel que fa a "sèrie documental", és un dels conceptes axials de l’arxivística, però al mateix temps és un dels més controvertits i poc definits. Tradicionalment, l’arxivística s’ha basat en gestionar els documents per agrupacions, per la incapacitat material de gestionar unitats documentals de forma independent, i pel fet que bona part de la significació d’un document prové d’altres documents amb els quals es relaciona, i sense els quals no pot ser interpretat correctament. El nom més habitual que han rebut aquestes agrupacions de documents en la disciplina arxivística ha estat el de sèries documentals.

• Quina va ser la motivació principal que et va impulsar a investigar sobre el rol de la sèrie documental en entorns de gestió dadificats?

La motivació va ser doble, i ve de força temps enrere. Durant anys he estat desenvolupant i implantant sistemes de gestió documental per a nombrosos organismes públics, i també privats. En tots els casos, bona part de la informació més valuosa de l’organització residia en aplicacions informàtiques que no generaven documents, o que ho feien només de forma testimonial. Doncs, vaig voler esbrinar d’una forma experimental si era possible aplicar aquest concepte sobre la informació en bases de dades sense un canvi radical en la metodologia.

L’altre motiu va ser advertir que, a partir del boom mediàtic de les dades, s’estava generant un nou àmbit de coneixement que, en professionalitzar-se, amenaçava amb deixar la professió arxivística fora de la gestió i organització de la informació. Repensar la utilitat de les metodologies arxivístiques en un món basat en dades m’ha semblat una forma útil de rearmar la professió.

• Quins processos i mètodes has seguit per l’elaboració de la tesi?

La base de la tesi ha estat una recerca avaluativa de caràcter quantitatiu, però també qualitatiu. A partir d’una anàlisi de l’estat de la qüestió, i de diferents experiències sectorials anteriors, vaig donar forma a una proposta metodològica que considerava potencialment adient per aplicar el concepte de sèrie documental a un entorn de gestió basat en dades. La metodologia es composava d’un sistema de mapatge dels actius d’informació d’una organització, d’un model de metadades per a la gestió dels mapes, d’un procediment per a la conversió de processos basats en documents en processos basats en dades, i d’un sistema de mesura de diferents aspectes del mapa d’actius basat en 83 indicadors, tant descriptius com analítics.

La utilitat de la metodologia, i l’aplicabilitat dels aspectes conceptuals en què se sustentava, es van poder avaluar aplicant-la al Consorci d’Educació de Barcelona.

 

Imatge: Defensa de la tesi doctoral de Jordi Serra "El rol de la sèrie documental en entorns de gestió dadificats: una proposta metodològica en el marc de la governança de la informació".

• Quins obstacles o dificultats has hagut de superar durant el desenvolupament de la teva recerca?

La recerca s’ha pogut desenvolupar de forma molt satisfactòria, i sense cap entrebanc de consideració. En aquest sentit, cal agrair l’excel·lent disposició i col·laboració que en tot moment ha mostrat el Consorci d’Educació de Barcelona.

Una de les principals dificultats ha vingut d’aquesta excel·lent col·laboració, i d’un efecte col·lateral del mapatge i dadificació dels processos. Per poder disposar de dades detallades sobre els efectes de la dadificació s’ha hagut de dadificar, durant uns anys de treball, un nombre molt important de processos del Consorci. Un efecte que s’ha observat és que la dadificació d’un procés produeix uns efectes immediats sobre la capacitat de millora del propi procés, i esperona l’aplicació de transformacions sobre el procés, transformacions que a la seva vegada incrementen el nombre de dades disponibles i permeten albirar noves millores. La millora continuada dels processos del cas d’aplicació a mesura que s’anaven dadificant ha estat, per tant, un dels principals reptes que ha hagut d’afrontar l’estudi.

Una segona font de dificultats ha estat el fet d'intentar compilar en un sol model les diferents lectures metodològiques dels mateixos conceptes dins la mateixa disciplina arxivística. No només pel volum de bibliografia, sinó sovint per les contradiccions (aparents o reals) que moltes lectures o visions modelades mantenen sobre uns mateixos conceptes. Això ha portat a haver de fixar el significat de determinats conceptes per poder donar forma a la proposta metodològica.

• Es comenta que els teus plantejaments i reflexions innovadors sacsejaran l’arxivística del país. Quin impacte creus que pot tenir la teva tesi en la disciplina de l’arxivística?

No m’atreveixo a pronosticar cap impacte, i menys en un escenari de gestió de la informació cada cop més aclaparat pel debat sobre l’impacte social i professional de la intel·ligència artificial. Crec més aviat que determinades situacions i fenòmens que m’he trobat en el curs del projecte són cada cop més compartides per molts companys de professió, que també s’hi van trobant en el seu dia a dia, i que la professió ja està recorrent un camí d’evolució que, fora del focus mediàtic i de les modes, gairebé tothom coincideix que no es pot obviar ni postergar.

Sí que hi ha tres punts on crec que el xoc entre les metodologies aplicades fins ara i les propostes que es fan en la tesi hauria de ser motiu de reflexió dins la comunitat arxivística, tal com s’expressa en les conclusions principals de la tesi. El primer és el paper de les visualitzacions de dades, el segon és el canvi en les formes de classificar la informació i, finalment, considero molt important que l’arxivística no renunciï a la lluita pel context de les dades.

• Quins són els pròxims passos o les àrees de recerca que consideres explorar a partir dels resultats del teu treball?

Les dues línies teòriques que m’agradaria continuar explorant són les que s’indiquen en la tesi: el paper de les visualitzacions de dades com a part del context documental, i la doble classificació ontològica de les dades elementals al nivell funcional i al nivell objectual.

També m’agradaria consolidar la proposta metodològica amb més casos d’aplicació i explorar la utilitat de la metodologia per a tres usos molt concrets:

• Per a la millora de la qualitat dels sistemes de gestió documental, especialment en allò que fa referència a la identificació de sèries documentals i a la construcció i manteniment del mapa de dades.
• Per a la priorització i acceleració de les accions de transformació digital, amb l’objectiu d’assolir nivells alts de dadificació en les organitzacions.
• Per a la priorització del desenvolupament de nous sistemes d’informació o la transformació, evolució o integració de sistemes ja existents, com una eina per a la planificació del mapa de sistemes d’una organització de forma coordinada amb la visió de la gestió documental.